Empresas de todo o mundo estão aderindo ao home office frente à pandemia do COVID-19, o Coronavírus. Para muitos, essa maneira de trabalhar e até viver é nova e surge como um grande desafio. Fique tranquilo, como trabalhamos a muito tempo home office vamos mostrar as melhores formas de passar pelo Coronavírus com uma super produtividade e talvez você nem queira mais sair de casa.

Seja por opção, seja por necessidade — no contexto atual, as recomendações da Organização Mundial da Saúde – OMS reforçam a necessidade de isolamento para diminuir as chances de contágio do Coronavírus —, trabalhar em casa pode nos dar alguns benefícios, como evitar o trânsito diário, por exemplo. Ainda assim, o home office pode ser desafiador nos quesitos produtividade e aproveitamento do tempo. Mas vamos entender como se manter focado, responsável e produtivo ao trabalhar em casa.

Crie processos de trabalho home office para o seu cérebro

Quando você trabalha em um escritório, a rotina diária de preparação e deslocamento ajuda o cérebro a se condicionar para as tarefas do dia. Se exercitar, ler notícias ou fazer café são alguns processos da rotina que apontam para “o dia começou”. E mesmo em casa, pense em criar processos para incorporar a responsabilidade do trabalho na sua jornada remota.

Se você consegue ser produtivo em qualquer lugar, ótimo. Mas se apresenta dificuldades, eleger um espaço de trabalho na sua casa pode ser uma boa saída. Seja uma sala isolada, uma mesa totalmente equipada ou mesmo parte da mesa da cozinha, a ideia é que esse espaço transmita ao seu cérebro que você está em um local que não interfira na sua produtividade e nem gere distrações.

E justamente sobre as distrações, elas são um dos maiores desafios no trabalho remoto. Para manter seu cérebro motivado, evite se dedicar a atividades que não estão relacionadas à sua rotina de trabalho. Por exemplo, separe um horário para lavar a roupa em vez de parar de fazer a apresentação que você está finalizando para estender roupa.

Micro tarefas de quebra de rotina e conversas virtuais

Uma das maneiras de cuidar de si mesmo é a inclusão de pequenas atividades durante o dia, como dar um passeio na hora do almoço ou estacionar um quarteirão mais longe do local de uma reunião para andar alguns passos a mais.

Muitas pessoas se preocupavam com o isolamento social. Evitar isso pode exigir uma dose de proatividade e confiar mais na tecnologia virtual. Para quebrar a agenda, uma dica legal é marcar caminhadas, conversas por telefone ou sessões de vídeo com colegas e amigos ao longo do dia. Compartilhe suas preocupações e estratégias, sejam supervisores, colegas, familiares ou amigos. Todos podem mantê-lo centrado nas responsabilidades e oferecer a conexão necessária.

Mantenha-se motivado com uma lista de tarefas

Uma simples lista de tarefas pode fazer milagres. Com ela você pode se manter mais organizado, motivado e produtivo enquanto trabalha em casa. Ao criar a sua lista, pense em grandes objetivos de longo prazo (concluir um projeto) e nos de curto prazo (concluir tarefas que levam você até o grande objetivo). Trabalhar diariamente é muito mais viável do que cumprir uma grande tarefa de uma só vez. Por isso, pense em estabelecer metas menores, permitindo que você visualize o quanto está progredindo. Ao longo do dia, elas também ajudam a fornecer um reforço positivo.

Em vez de tê-la apenas na sua cabeça, escreva ou digite a sua lista. Assim, você não precisará se esforçar para lembrar constantemente do que precisa ser feito, além de ter o prazer de riscar as tarefas concluídas — isso pode ajudá-lo a se manter motivado.

Estabeleça prazos para tudo

O trabalho remoto exige prazos tão sérios quanto os estipulados no escritório. Isso não significa que o seu dia deve ser preenchido inteiramente por obrigações relacionadas ao trabalho, afinal é importante fazer intervalos para um descanso físico, mental e emocional. Ainda assim, não se esqueça de incluir na sua agenda atividades que não estão relacionadas ao trabalho.

Ao criar sua agenda, leve em consideração outros compromissos da sua vida e estabeleça uma rotina para que eles sejam incluídos também. Se você tem um filho, incorpore os cuidados com ele em sua programação. Se você pratica esportes ou faz trabalho voluntário, agende um horário para realizar essas atividades antes e depois do trabalho.

Depois de definir as tarefas do dia, crie um calendário compartilhado visível para os seus colegas de trabalho. Dessa forma, eles saberão quando você está disponível (ou não) para o trabalho e para os compromissos pessoais. Outra boa ideia é garantir que amigos e familiares entendam sua agenda e a respeitem. Defina limites e expectativas, informando — sempre que necessário — que trabalhar remotamente não significa que você está livre o tempo todo.

Compartilhe o contexto no qual está inserido

No contexto do coronavírus, clientes e colegas precisarão ser mais flexíveis do que o normal. Com creches para animais de estimação fechando e escolas adiando as aulas, muitos se encontrarão cuidando de responsabilidades pessoais durante o expediente profissional .

Esteja pronto para se adaptar à medida que imprevistos surgirem. Algo tão simples como uma entrega de supermercado pode causar uma interrupção e é um novo motivo para desviar o foco do trabalho.

Reconheça o que está acontecendo com você e pergunte se há algum contexto relevante a ser explicado antes de iniciar uma colaboração ou uma reunião virtual. Esse novo cenário pode ser uma oportunidade poderosa para mostrar compaixão e reconhecer toda a humanidade nos colegas.

Crie um fluxo de colaboração home office

Trabalhar de forma remota pode parecer uma experiência solitária, mas na verdade costuma envolver muita colaboração com seus colegas de trabalho. Seja participando de videochamadas com sua equipe ou com parceiros externos, tomando decisões, determinando tarefas para outras pessoas e mesmo na hora dos feedbacks, trabalhar em casa não exclui interação. Por isso, é importante determinar um fluxo de colaboração enquanto você trabalha remotamente.

Embora o e-mail possa ser útil para oficializar uma decisão ou transmitir informações gerais, as caixas de entrada podem ficar lotadas rapidamente. Se você precisa fazer uma pergunta simples ou enviar uma atualização rápida para sua equipe, aplicativos como o Google Hangouts ou Slack são uma boa alternativa.

Fazer brainstorm ou discussões mais detalhadas exigem uma reunião formal. Muitas vezes, conversar pessoalmente pode ajudar no fluxo de colaboração. Por isso, considere as videochamadas para auxiliar nestes momentos. Além de ser uma ótima maneira de fazer check-ins regulares com a sua equipe, a call pode ajudá-lo a acompanhar o que os colegas estão fazendo, além de colaborar para que todos mantenham um relacionamento que, de outra forma, poderia ser negligenciado.

Seja flexível e se esforce para ter compaixão

O coronavírus criou um cenário totalmente novo e todos estão se adaptando rapidamente. Não se sabe quanto tempo isso vai durar ou o que o futuro reserva. Pode ser assustador. Todos estão sob uma quantidade significativa de estresse, imaginando o que isso fará com as rotinas, finanças e entes queridos.

Regras de etiqueta remota

– Seja gentil, adicione pausas naturais à conversa, para que as pessoas possam participar. Isso pode ser mais difícil do que as conversas pessoais, pois você pode precisar ativar o som e as pessoas talvez estejam esperando outras pessoas na ligação também. Deixe propositadamente 10 segundos antes de prosseguir.
– Esteja ciente de diferentes fusos horários e organize horários adequados. Pense em adicionar um ponto de contato natural que você tem com os colegas em sua reunião, como tomar uma bebida ou almoçar. Ainda podem ser ocasiões sociais e adicionarão um elemento ligeiramente diferente à sua conversa.
– Tire o pó da sua webcam e adicione detalhes da conferência a todas as suas reuniões, verifique se elas funcionam e conexões antes que outras pessoas participem, para evitar o temido que você pode me ouvir pelos primeiros 5 minutos.
– É muito interessante observar os espaços de trabalho das pessoas, comentar sua estação de trabalho, papel de parede ou ornamentos, para trazer um lado social.
– Silenciar quando não estiver falando, para que a pessoa que está falando tenha o máximo de clareza, sem ruídos de fundo.

Reuniões menores (2 a 3 pessoas)

Se mais de 2 ou 3 pessoas estiverem participando remotamente, pense em todos que se juntam remotamente para oferecer a todos condições de igualdade.
Abra o bate-papo para permitir que as pessoas levantem pontos para discussão e faça perguntas sem interromper o fluxo da conversa.

Reuniões ou workshops maiores

– Certifique-se de que uma pessoa esteja facilitando ativamente a conversa e as atividades. Tendo breves períodos de tempo dedicado em grupos locais, é uma ótima maneira de fazer com que as equipes locais trabalhem em uma atividade e, em seguida, permitir uma reprodução do grupo maior. Essa é uma ótima maneira de facilitar e é pouco ou nenhum diferente das oficinas físicas, além de um facilitador ser necessário em cada grupo local.
– Pense na câmera como um participante para facilitar. Recapitule e resuma todas as conversas “locais” para a câmera, para garantir que foram ouvidas, mas também para pausar e obter outros comentários de pessoas que não desejam interromper o fluxo da conversa.
– Com o uso de um software especialista em câmera, não é necessariamente necessário, pois você pode ver o que está acontecendo em cada grupo local e mostrar propositalmente à câmera o que está falando, em vez de precisar de algo digital.
– Se você estiver trabalhando localmente, capture fotos do trabalho e compartilhe com a equipe no bate-papo, isso fornece os detalhes para os outros olharem, enquanto a câmera pode se concentrar na sala e em como as coisas estão se moldando.
– Se você precisar fazer uma alteração local, informe ao grupo que mudança e por quê. Por exemplo, se você precisar mudar as salas de reunião, informe a equipe para que ela possa ser planejada para coincidir com uma pausa. Ou apenas para que não haja uma parada abrupta e silêncio de um grupo.
– Não se apegue demais às ferramentas, elas não preencherão a lacuna de facilitação, você terá que trabalhar mais e facilitar mais. Você precisará ser mais atencioso com cada pessoa e oferecer a oportunidade de contribuir.
– Se você estiver usando software colaborativo, verifique se todos têm acesso e sabem como usá-lo.
– Informe às pessoas como você vai executar a sessão, quais ferramentas você pode estar usando (forneça os links a seguir para que possam experimentá-los) e como você planeja facilitar a sessão.

É provável que todos que você ama estejam passando por alguma versão desse cenário. Este é um momento poderoso para se conectar e oferecer a nós mesmos, colegas e amigos mais compaixão.

Alguns bons hábitos a serem considerados em sua equipe

– Acompanhe regularmente o vídeo para ver e poder interagir um com o outro, isso não precisa ser relacionado ao trabalho, mas pode ser mais socialmente relacionado ao fazer uma xícara de chá (além de poder ver a cozinha de todos) ou uma cerveja depois trabalhos.
– Planeje pontuações naturais no seu dia. Considere uma caminhada no almoço para tomar um ar fresco e se recompor para a tarde. Talvez apenas se aventure no jardim e arrume um pouco. Misture tudo para se afastar de uma tela.
– Considere começar o dia com algum exercício, pois você não tem tempo para ir ao trabalho e toma um banho e roupas limpas à sua disposição. Para que você esteja sangrando, esteja alerta e pronto para o dia.
– Aproveite ao máximo a não necessidade de se deslocar à noite, movendo sua criatividade para a cozinha, para passar algum tempo cozinhando longe de qualquer tela. Você pode até ter um clube de culinária entre sua equipe.
– Mantenha-se seguro e seja gentil um com o outro.

Link úteis

https://www.thinkwithgoogle.com/intl/pt-br/advertising-channels/busca/4-dicas-para-manter-produtividade-no-home-office/